A. TUJUAN UTAMA POSISI Memimpin fungsi HRD & GA secara end-to-end untuk memastikan: ketersediaan SDM & leader sesuai kebutuhan operasional/cabang, budaya, disiplin, dan hubungan kerja berjalan sehat dan patuh regulasi, kompensasi–benefit fair dan terkendali, GA & legal mendukung kelancaran operasional, seluruh proses HRD & GA memiliki SOP, database, evidence, dan kontrol yang rapi, membangun talent pipeline maritim melalui jaringan sekolah pelayaran untuk kebutuhan rekrutmen berkelanjutan. B. RUANG LINGKUP HRD & GA Manager membawahi dan wajib mampu mengendalikan: Recruitment & Benefit (Recruitment, Training, Compensation & Benefit) Relation (Industrial Relation, Employee Relation) Legal & GA (GA, Legal, serta koordinasi kebutuhan IT support internal bila berada di struktur HRD & GA) C. TANGGUNG JAWAB (JOB RESPONSIBILITIES) 1) Kepemimpinan Fungsi HRD & GA (Overall Governance) Memimpin tim HRD & GA (supervisor dan staff) serta mengatur pembagian kerja, target, prioritas, dan SLA. Menetapkan SOP, form, checklist, dan standar kerja nasional untuk seluruh fungsi HRD & GA. Menyusun rencana kerja tahunan HRD & GA: manpower plan, rekrutmen, training, budaya, disiplin, legal/GA plan. Menjadi penghubung strategis HRD & GA dengan Direksi dan seluruh Head Divisi/Cabang. 2) Sub-Divisi: Recruitment (Talent Acquisition) Menjalankan rekrutmen end-to-end semua level (staff–SPV–Manager), termasuk posisi kritikal cabang. Membangun sistem proactive sourcing (talent pool, referral, headhunting, mapping kompetitor), tidak bergantung 1 channel. Menetapkan standar seleksi: competency based interview, scoring kandidat, verifikasi referensi, dan evaluasi cultural fit. Menjaga kualitas & kecepatan rekrutmen: time-to-fill, offer acceptance rate, probation success rate. Memastikan onboarding berjalan rapi (materi, checklist, evaluasi 1–3 bulan). 3) Sub-Divisi: Compensation & Benefit Menyusun dan mengelola struktur gaji, benefit, insentif, kebijakan lembur/cuti, serta penyesuaian upah yang patuh regulasi. Menyiapkan mekanisme pengendalian biaya SDM: budgeting payroll, evaluasi kenaikan, dan kontrol benefit. Menetapkan job grading, salary band, dan pengajuan perubahan kompensasi berbasis evidence kinerja/kompetensi. Menjaga administrasi kepesertaan benefit (BPJS/Asuransi bila ada), klaim, dan kepatuhan dokumen. 4) Sub-Divisi: Training (L&D) Menyusun training roadmap tahunan: onboarding, service excellence, leadership, compliance, budaya & disiplin. Menetapkan sistem evaluasi training: pre-post test, evaluasi perilaku, dan dampak terhadap produktivitas/quality. Membangun materi/modul internal dan memastikan implementasi pelatihan di cabang (hybrid/onsite). Menyiapkan program leadership pipeline dan succession plan untuk posisi kritikal. 5) Sub-Divisi: Industrial Relation (IR) Menangani hubungan industrial: aturan perusahaan, pembinaan disiplin, surat peringatan, investigasi, hingga rekomendasi tindakan. Memastikan kepatuhan ketenagakerjaan: kontrak, PKWT/PKWTT, jam kerja, lembur, cuti, dan administrasi legal HR. Menjadi PIC penyelesaian kasus ketenagakerjaan dan komunikasi dengan instansi terkait bila diperlukan. Menjaga dokumentasi kasus IR rapi, kronologi jelas, dan keputusan berbasis data serta fairness. 6) Sub-Divisi: Employee Relation (ER) & Culture Menjalankan program budaya perusahaan dan disiplin kerja (internal communication, role model, ritual budaya). Menangani konflik internal, grievance, mediasi antar individu/divisi, dan memastikan iklim kerja sehat. Menyusun dan menjalankan strategi retensi untuk menurunkan turnover dan menaikkan kualitas pegawai. Menjaga implementasi budaya menjadi perilaku nyata melalui monitoring, coaching, dan evaluasi kepada para leader. 7) Sub-Divisi: General Affairs (GA) Mengelola kebutuhan umum perusahaan: fasilitas kantor, aset, ATK, kendaraan operasional, perjalanan dinas, vendor GA (bila ada). Menyusun SOP GA dan kontrol biaya (pembelian, sewa, maintenance), termasuk vendor management untuk kebutuhan GA. Memastikan support operasional cabang berjalan cepat dan terdokumentasi (request–approval–realisasi–evidence). 8) Sub-Divisi: Legal Mengelola kebutuhan legal perusahaan: kontrak/perjanjian, legal drafting dasar, review dokumen, pengarsipan, dan kontrol masa berlaku. Berkoordinasi dengan legal eksternal (bila ada) untuk perkara khusus. Menjaga kepatuhan legal internal: dokumen perusahaan, izin tertentu (sesuai kebutuhan bisnis), serta mitigasi risiko legal. 9) Koordinasi IT Support · Mengkoordinasikan kebutuhan user terkait sistem HR (absensi, database karyawan, HRIS) dengan tim IT. Menjadi PIC kebutuhan digitalisasi HR: alur approval, form online, database, dan kontrol akses data. Memastikan keamanan dasar data HR (hak akses, backup, audit trail) berjalan. 10) Talent Pipeline Maritim — Link ke Sekolah Pelayaran · Membangun dan memelihara jaringan/link kerja sama dengan sekolah-sekolah pelayaran sebagai sumber rekrutmen berkelanjutan, khususnya untuk kebutuhan posisi operasional/administratif maritim. Fokus jaringan minimal mencakup: SMK Pelayaran (kemaritiman) D3 Pelayaran, terutama jurusan Tata Laksana / KPN / Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga S1 Pelayaran / kemaritiman (ketatalaksanaan/transportasi laut/logistik maritim) bila relevan Menyusun program kerja sama: campus hiring, magang/PKL, kuliah tamu, job fair, dan talent pool lulusan. Menetapkan database sekolah & PIC: nama institusi, jurusan, kontak kepala sekolah/kaprodi, jadwal kelulusan, serta histori penyerapan. Mengukur efektivitas pipeline: jumlah kandidat masuk, conversion rate, kualitas, serta retensi 6–12 bulan. 11) HR Reporting & Dashboard Menyusun dashboard bulanan: headcount, turnover, time-to-fill, training compliance, kasus disiplin, biaya payroll, status kontrak, serta progres talent pipeline sekolah pelayaran. Menyajikan laporan ke Direksi dengan rekomendasi tindakan (action plan), bukan hanya data mentah. Memastikan seluruh keputusan HR (promosi, rotasi, sanksi, kenaikan) punya evidence dan jejak dokumen.

Surabaya